카톡에 배차 요청 일곱 건이 와 있어요. 문자로 세 건 더 왔고요. 어제 늦게 온 메일도 두 건이에요. 배차표를 짜기도 전에 이걸 엑셀로 옮기는 데만 30분이 가요. 그렇다고 일이 줄지도 않아요. 여러 채널로 들어온 요청을 한곳에 모으는 단순 반복 작업이거든요. 금방 끝나는 일 같아서 그냥 직접 하는 분이 많아요. 근데 이런 일이야말로 ChatGPT가 잘해요. 생각보다 정확하게 정리해줘요.
1. 배차표 만들기 전에 준비할 것
배차 관리자한테 정리는 하루의 시작이에요. 화주마다 요청 방식이 달라요. 카톡으로 보내는 곳도 있고 전화나 문자로 주는 곳도 있어요. 늘 하던 고정 운송은 그대로고요. 형식도 고객사마다 제각각이라 맞추는 데 시간이 걸려요. "내일 9시 부산신항 5톤 한 대"로 오기도 하고 "8/12 인천에서 대전으로 1건 11시 상차"로 오기도 해요. 판단이 필요한 일도 아닌데 매일 반복돼요. 바쁠수록 누락도 생기고요. 이 부분을 AI한테 맡기면 실수 없이 정해진 엑셀 양식에 맞춰 정리할 수 있어요.
2. 엑셀 양식 넣고 배차 요청 텍스트 모아 붙이기
들어온 요청을 ChatGPT에 그대로 붙여넣고 원하는 표 형식만 알려주면 돼요 복사해서 바로 사용해 봐도 좋아요.
너는 운송사 배차 담당자를 돕는 AI야.
아래는 오늘 카톡·문자·메일로 들어온 배차 요청들이야. 형식이 제각각이야.
이걸 아래 항목의 표 하나로 정리해줘.
상차일시 / 상차지 / 하차지 / 차종 / 톤수 / 화주 / 비고 (항목 추가 가능)
조건
날짜는 모두 'MM/DD HH:MM' 형식으로 통일해줘.
빠진 정보가 있으면 그 칸에 '확인필요'라고 적어줘.
내용을 임의로 추측하거나 만들어내지 마.
[여기에 요청들을 그대로 붙여넣어보세요]
회사마다 배차 일보 엑셀 양식이 달라요. 그리고 사람마다 더 편하게 커스텀해서 쓰는 경우가 있어요. ChatGPT나 클로드한테 회사 양식을 먼저 넣고 기억하게 해두면 그다음 그 양식에 맞춰 정리해달라고 하면 돼요. 빠진 정보는 확인필요로 표시하고 추측에 대해서는 명시를 해야해요. 그래야 없는 정보를 지어내지 않아요. 한 가지 더 챙길 게 있어요. 화주명이나 전화번호 같은 민감한 정보는 빼고 넣는 게 안전해요. 'A화주' 'B화주'로 바꿔 넣어도 정리에는 지장이 없어요. 표가 나오면 그대로 복사해서 엑셀에 붙여넣거나 바로 쓰면 돼요. 늘 하던 일인데 걸리는 시간이 확 줄어요.
3. 차량별로 묶어서 보기
정리가 끝났으면 같은 AI한테 한 번 더 이번엔 배차 관점으로 묶어달라고 하는 거예요.
방금 정리한 표를 가지고 아래 내용을 정리해줘.
1) 상차지 지역이 같은 건끼리 묶어서 보여줘.
2) 상차일시가 같은 날 겹치는 요청이 있으면 따로 표시해줘.
3) '확인필요'가 들어간 행만 따로 목록으로 뽑아줘.
조건: 새로운 요청을 추가하지 말고 준 데이터 안에서만 정리해줘.
이렇게 하면 '오늘 부산 쪽 세 건은 한 차로 묶을 수 있나' 같은 판단을 빠르게 시작할 수 있어요. 합짐이나 혼적이 되는 조건이 있으면 그것까지 알려주고 경로를 짜달라고 해도 돼요.
4. 그래도 마지막엔 사람이 봐야 해요
AI가 만든 표를 그대로 믿고 배차하면 안 돼요. 검수를 한 번 거치고 배차해야 해요. ChatGPT는 가끔 날짜를 잘못 옮기거나 톤수를 헷갈려요. 표가 나오면 원본이랑 한 번 맞춰보는 게 좋아요. AI는 옮겨 적기를 대신 해주는 도구예요. 배차를 결정해주는 건 아니에요. 단순 작업은 맡겨서 시간을 벌고 판단은 우리가 하면 돼요.
5. 오늘 한번 해볼 것
내일 아침 들어온 요청을 엑셀로 옮기기 전에 ChatGPT에 한 번 붙여넣어 보세요. 위 첫 번째 프롬프트만 써도 30분짜리 정리가 5분으로 줄어드는 걸 느낄 수 있어요. 다만 이건 그날그날 임시 프롬프트이기 때문에, 요청이 매번 카톡이나 문자, 메일로 흩어져 들어오는 구조는 그대로거든요. 요청부터 배차랑 운송 현황, 정산까지 한곳에서 이어지면 AI에 매번 붙여넣을 일도 없어져요. sendyX 같은 TMS가 결국 풀려는 문제도 이 흩어짐이에요. 오늘 바로 써먹는 배차랑 물류 실무 팁을 격주로 받아보고 싶으면 구독하기를 눌러주세요.
